Toelichting bij afdelingsreglement Volt Gelderland
Waarom een afdeling Gelderland?
De afgelopen jaren is Volt Nederland flink gegroeid. Er zijn steeds meer actieve communities en, naast onze Tweede Kamer fractie, ook meerdere gemeentelijke en provinciale fracties. De verdere groei en bloei van Volt en de ondersteuning van de fracties vragen om een andere organisatie van onze partij en vereniging.
Veel communities blijken te klein om een zelfstandige bestuurlijke eenheid te vormen waardoor de ondersteuningsbehoefte en de bestuurlijke verantwoordelijkheid bij het landelijke bestuur komt te liggen. Dat wordt steeds minder werkbaar.
Het bestuur van Volt Nederland heeft daarom aan alle communities gevraagd om te komen tot een tussenliggende bestuurslaag die, onder de paraplu van het landelijke bestuur, dichter bij de communities staat en de formele taken van hen over kan nemen.
Een bestuur voor de noodzakelijke dingen, communities voor de leuke…
De Gelderse communities hebben in gezamenlijk overleg besloten dat, in hun situatie, een bestuurslaag op provinciaal niveau de beste oplossing is en zijn daarmee aan de slag gegaan. Er is een stuurgroep gevormd en er is overleg gevoerd met belangstellende leden tijdens een provinciaal congres.
Wat in die voorbereidingsfase vooral naar boven kwam was a) dat de huidige afzonderlijke communities te klein waren om een volwaardig eigen bestuur te vormen, b) dat een bestuurlijke tussenlaag op welk niveau daardoor noodzakelijk was en c) dat een bestuur op provinciaal niveau de meest logische en werkbare oplossing leek op voorwaarde dat de communities in voldoende mate autonoom konden blijven.
De gekozen oplossing moet ertoe leiden dat aan de, door de ANBI-status verplichte, bestuurssamenstelling van afdelingen kan worden voldaan terwijl de communities kunnen blijven doen waar ze goed in zijn: het ontwikkelen van activiteiten en daarmee het contact onderhouden met leden en belangstellenden.
Een afdelingsreglement
Op basis van deze overwegingen, heeft de stuurgroep een concept afdelingsreglement opgesteld om daarin de taken van het nieuw te vormen bestuur en de relatie met de communities en fracties vast te leggen.
Leidend zijn de statuten en het huishoudelijke reglement van Volt Nederland. In het afdelingsreglement worden deze waar nodig toegespitst op de provinciale situatie. Daarnaast is er vooral aandacht besteed aan de verhouding tussen bestuur en communities en bestuur en fracties.
In beide gevallen is ondersteuning het leidende begrip. Want zowel een community als een fractie weet zelf doorgaans het beste wat wenselijk en mogelijk is, maar heeft bij het realiseren van de eigen plannen of uitvoering van bepaalde taken vaak wel behoefte aan ondersteuning.
Het afdelingsreglement op hoofdlijnen
Ook op provinciaal niveau is het afdelingscongres het hoogste orgaan. Het stelt bijvoorbeeld het provinciale verkiezingsprogramma vast. De formele kant van de activiteiten van communities worden ook behartigd door het bestuur. Wanneer er beslissingen worden genomen die alleen een community aangaan, stemmen alleen de leden van de betreffende community mee. Een voorbeeld hiervan is het verkiezingsprogramma voor een gemeente voor deelname aan gemeenteraadsverkiezingen. In het reglement heten dat deelstemmingen.
De taken van het bestuur zijn soms algemeen, zoals het behartigen van de belangen van haar leden. Andere taken zijn meer specifiek, zoals het organiseren van evenementen op provinciaal niveau en het ondersteunen en faciliteren van communities. Ook heeft het bestuur een rol bij het ondersteunen van leden die een community willen starten.
Net zoals nu landelijk gebeurt, is het provinciale bestuur straks de instantie die de financiën van de communities beheert. Binnen de regels die daarvoor landelijk gelden en binnen het beschikbare budget, kunnen communities hun kostendeclareren bij de penningmeester.
Naarmate communities groter worden kunnen ze ook meer zelf regelen. Communities van meer dan 200 leden, met twee gekozen community-leads, kunnen zelfstandig dezelfde (bestuurs)taken uitvoeren als het provinciaal bestuur.